Partes, aceptación y alcance
Estos Términos regulan el acceso y uso de Vigenty, una plataforma SaaS empresarial para control documental, acreditación de contratistas, validación, vencimientos, habilitación por faena, trazabilidad, recordatorios y consulta de acceso.
Para cada cliente, “Vigenty” o el “Proveedor” es la persona natural o jurídica individualizada como proveedor en la propuesta, orden de compra o contrato aplicable. El “Cliente” es la persona jurídica o empresa que contrata el servicio. Quien acepta en nombre del Cliente declara contar con facultades suficientes para obligarlo.
La propuesta, orden de compra o contrato, estos Términos, la Política de Privacidad y el Anexo de Tratamiento de Datos conforman el acuerdo. Si existe contradicción, prevalece el documento firmado o aceptado más específico y, luego, la orden de compra o propuesta, el Anexo de Tratamiento de Datos y estos Términos, en ese orden.
Los trabajadores y demás personas que usan enlaces de carga o el Portal del Trabajador lo hacen como usuarios invitados por el Cliente; no contratan por ese solo hecho la suscripción SaaS. Ninguna disposición limita derechos que una norma imperativa les reconozca.
Servicio y módulos
Vigenty permite centralizar requisitos documentales, administrar vencimientos, revisar documentos, calcular estados de habilitación y mantener trazabilidad operacional. Las funciones disponibles dependen del plan, la implementación y la configuración acordada con el Cliente.
- Plantillas y requisitos configurables por faena, empresa contratista, persona, vehículo o equipo.
- Asignaciones, carga de archivos, revisión, aprobación o rechazo con motivo y seguimiento de vigencias.
- Portal del Trabajador para consultar y completar una asignación mediante un enlace individual.
- Credenciales QR personales y puntos de acceso autenticados que consultan el estado de habilitación y registran el resultado.
- Recordatorios de documentos pendientes o próximos a vencer por WhatsApp y correo, cuando esos canales estén configurados.
- Vigenty IA para consultas operacionales en lenguaje natural, cuando el Cliente la tenga habilitada.
- Lectura local de texto en imágenes para proponer fechas que el usuario debe confirmar antes de guardarlas.
Cuentas, usuarios y seguridad de acceso
El Cliente administra sus usuarios, roles y permisos; debe usar cuentas nominativas, revocar oportunamente accesos y resguardar sus dispositivos y credenciales. Cada usuario debe mantener sus credenciales bajo confidencialidad e informar cualquier uso no autorizado.
Cuando el Cliente habilita el Portal del Trabajador, Vigenty genera un enlace válido por un período limitado y verifica los primeros cuatro dígitos del cuerpo del RUT. Es una verificación simplificada, no equivalente a una autenticación fuerte. El enlace debe enviarse solo a su destinatario y la sesión queda limitada a la asignación asociada.
Vigenty podrá bloquear o suspender cuentas, enlaces, credenciales o integraciones cuando detecte intentos abusivos, un riesgo de seguridad, una orden de autoridad o un incumplimiento relevante, informando al Cliente cuando ello sea razonablemente posible.
Acceso físico y recordatorios
Vigenty entrega una consulta de habilitación —permitido o denegado, con motivo y requisitos incumplidos cuando corresponda— y registra el evento. El Cliente define los requisitos y conserva la decisión y responsabilidad final sobre el ingreso físico.
Vigenty no suministra ni opera torniquetes, cerraduras, guardias ni otros dispositivos físicos, salvo que un contrato específico disponga expresamente lo contrario. El Cliente debe mantener procedimientos de contingencia y revisión humana para emergencias, errores o indisponibilidad.
Los recordatorios usan el teléfono o correo cargado por el Cliente y pueden ser enviados mediante WhatsApp Business Platform y un proveedor SMTP. El Cliente debe contar con una base lícita para esas comunicaciones, mantener los datos actualizados y respetar las solicitudes de oposición cuando procedan.
Responsabilidades del cliente
El Cliente mantiene la responsabilidad sobre la legalidad, exactitud, calidad, necesidad y pertinencia de los datos, documentos, reglas, plantillas, criterios de habilitación e instrucciones que incorpore a Vigenty.
Vigenty organiza información y aplica las reglas configuradas, pero no reemplaza la evaluación legal, laboral, preventiva, contractual, médica ni de seguridad que corresponda al Cliente o a una autoridad competente.
- Contar con una base de licitud y entregar los avisos exigidos para cada tratamiento, especialmente respecto de trabajadores y datos sensibles.
- Solicitar únicamente antecedentes necesarios para una finalidad determinada y configurar plazos de conservación compatibles con su normativa sectorial.
- Revisar documentos, alertas, estados y respuestas de IA antes de adoptar decisiones que afecten a personas o a la continuidad operacional.
- Mantener copias o procedimientos de continuidad cuando una obligación legal o crítica no pueda depender exclusivamente de la disponibilidad del servicio.
Uso aceptable
El servicio debe utilizarse para fines lícitos y profesionales. Se prohíbe vulnerar o probar sin autorización la seguridad; interferir con la plataforma; introducir código malicioso; suplantar identidades; extraer datos de forma masiva no autorizada; eludir límites; infringir derechos de terceros; o usar estados de habilitación para discriminar ilícitamente.
El Cliente no debe cargar categorías de datos o contenidos ajenos a las finalidades contratadas. Vigenty podrá retirar contenido manifiestamente ilícito o aislarlo para investigar un incidente, conservando evidencia cuando sea necesario.
Datos, confidencialidad y privacidad
Cuando Vigenty trata datos personales para prestar el servicio conforme a instrucciones del Cliente, el Cliente actúa como responsable y Vigenty como tercero mandatario o encargado. El Anexo de Tratamiento de Datos queda incorporado al acuerdo cuando la propuesta, orden de compra, contrato o aceptación electrónica lo indique.
Vigenty tratará los datos del Cliente solo para prestar el servicio, cumplir instrucciones documentadas, proteger su seguridad o cumplir una obligación legal. Las reglas sobre finalidades, subencargados, incidentes, devolución y supresión se detallan en ese Anexo y en la Política de Privacidad.
Vigenty IA
Cuando está habilitado, Vigenty IA usa un proveedor externo de modelos de lenguaje para responder consultas con contexto operacional estructurado del espacio de trabajo y dentro de los permisos del usuario. Ese contexto puede incluir nombres, faenas y estados documentales; no se envían al modelo los archivos cargados para responder esas consultas.
La lectura de fechas desde imágenes se ejecuta localmente en el navegador mediante reconocimiento óptico de caracteres. La sugerencia solo se guarda cuando el usuario la confirma o corrige.
Toda salida automática puede contener errores. No constituye certificación legal, laboral, médica, preventiva ni de seguridad, y no debe ser la única base de una decisión con efectos relevantes sobre una persona.
Disponibilidad, soporte y cambios
Vigenty procurará mantener el servicio disponible y seguro, pero puede interrumpirlo por mantenimiento, incidentes, dependencia de terceros, fuerza mayor o medidas de seguridad. Los niveles de servicio y soporte solo son exigibles si constan expresamente en el documento comercial aplicable.
Vigenty puede modificar interfaces o flujos por razones técnicas, de seguridad, cumplimiento o mejora. No retirará durante el período contratado una función esencial expresamente comprometida sin ofrecer una alternativa razonable o aplicar el mecanismo de término previsto en el contrato.
Propiedad intelectual
El software, marca, interfaces, documentación y demás componentes de Vigenty pertenecen al Proveedor o a sus licenciantes. Durante la vigencia del servicio, el Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para el uso interno contratado.
El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre sus datos y documentos y autoriza su alojamiento y tratamiento únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio. El Cliente declara contar con derechos suficientes sobre el contenido que carga.
Los comentarios o sugerencias pueden utilizarse para mejorar el producto, siempre que no revelen datos personales del Cliente ni información confidencial.
Condiciones comerciales
Los precios, planes, límites de uso, periodos de facturación, servicios profesionales, implementación, soporte, reajustes y condiciones de término se regularán en la propuesta, contrato, anexo comercial u orden de compra correspondiente.
Los impuestos, moneda, reajustes, facturación y mora se aplicarán según el documento comercial y la ley. El incumplimiento de pago puede dar lugar a suspensión o término después del aviso previsto en el contrato, salvo que una medida inmediata resulte necesaria para evitar fraude o abuso.
Garantías y responsabilidad
Vigenty prestará el servicio con diligencia razonable y conforme a las prestaciones expresamente contratadas. No garantiza que la plataforma sea ininterrumpida o libre de todo error, ni que por sí sola asegure el cumplimiento normativo o elimine riesgos documentales, laborales, contractuales, médicos, de seguridad o de acceso.
Cada parte responde por los daños directos que le sean imputables conforme a la ley y al contrato. Vigenty no responde por información inexacta entregada por el Cliente o sus invitados; requisitos mal configurados; decisiones del Cliente; hardware o redes de terceros; ni usos contrarios a la documentación o a estos Términos.
Cualquier exclusión o límite monetario de responsabilidad será el señalado en el contrato o documento comercial. Nada en estos Términos excluye responsabilidad que no pueda limitarse conforme a la ley, incluida la derivada de dolo o culpa grave cuando corresponda.
Terminación
El servicio puede terminar por vencimiento, acuerdo, incumplimiento no subsanado, falta de pago u otra causal pactada. Antes de terminar por incumplimiento subsanable se aplicará el aviso y plazo de corrección previsto en el contrato.
Al término, el Cliente podrá solicitar la exportación durante el período acordado. Después, Vigenty devolverá, eliminará o anonimizará los datos tratados por encargo, salvo conservación exigida por ley, de acuerdo con el Anexo de Tratamiento de Datos. El Cliente debe obtener la exportación antes de que venza ese período.
Cambios y notificaciones
Vigenty puede actualizar estos Términos por cambios legales, técnicos o de seguridad. Los cambios materiales se informarán por un medio razonable antes de aplicarse a una suscripción vigente; no alterarán retroactivamente obligaciones ya devengadas.
Las notificaciones contractuales se enviarán a los contactos registrados por las partes. El Cliente debe mantenerlos actualizados.
Ley aplicable, controversias y contacto
El acuerdo se rige por las leyes de la República de Chile. Las controversias se someterán al mecanismo pactado en el contrato o, si no existe, a los tribunales ordinarios competentes de Chile, sin afectar reglas imperativas de competencia.
Para consultas sobre estos Términos, puedes escribir a contacto@vigenty.cl.